Cu câțiva ani în urmă, la scurt timp după ce hard disk-ul computerului meu sa prăbușit, am rămas puțin în urmă la imprimarea cecurilor prin sistemul meu de contabilitate pentru ciclul de plată. Pentru a economisi timp, am decis să răspund la e-mailuri în timp ce așteptam ca fiecare verificare să treacă prin imprimantă.

Am economisit timp, deoarece în timp ce următorul meu e-mail se încărca (am o conexiune lentă la internet), mi-aș îndrepta atenția asupra următorului pas al procesului de plată a facturilor. Când e-mailul s-a terminat de încărcat, aș lăsa factura în plată și mi-aș întoarce atenția asupra e-mailului. Înainte și înapoi. Înainte și înapoi. În acele momente, am crezut că economisesc mult timp. La urma urmei, făceam ceva productiv în timpul încărcării paginii. Privind înapoi la el, probabil că am economisit în total aproximativ cinci minute.

Derulează rapid la e-mailul pe care l-am primit o săptămână mai târziu de la BK&A când mi-am verificat telefonul între programările clientului:

Bună Helene,

Am dat cecul dvs. echipei noastre de finanțe când m-am întors de la întâlnire și mi-au subliniat că cecul nu a fost semnat.

Vrei să ți-l trimit prin poștă pentru o semnătură? Vrei să vin lângă biroul tău? Spuneți-mi ce funcționează pentru dvs. și vom rezolva totul.

Mulțumesc!
Ryan

În acel moment, fiind la doar 10 minute distanță de biroul lor (și nu voiam să mai aștepte fonduri), am condus acolo. Zece minute pentru a ajunge acolo. Câteva minute pentru a discuta cu Ryan. Cu zece minute în urmă.

Timpul total petrecut: aproximativ 25 de minute.
Timp salvat anterior: 5 minute.
Timp total pierdut: 20 de minute.

La fel de mult pentru a economisi timp prin multitasking.

Salvați ziua cu mai multe sarcini?

Mi-ar plăcea să vă pot spune că multitaskingul va salva ziua, dar de fapt va face contrariul. Există câteva cazuri în care aceasta poate ajuta (voi da exemple în scurt timp), dar în majoritatea timpului, multitasking ne face rău. Doar citiți cercetarea pe aceasta.

O echipă de cercetători de la Universitatea din Glasgow, Universitatea din Leeds și Universitatea din Hertfordshire a constatat că eficacitatea noastră scade cu 69 la sută pentru femei și cu 77 la sută pentru bărbați atunci când facem mai multe sarcini sau schimbăm sarcina! Este mai mult o dovadă că multitasking-ul pentru care ni s-a spus să ne străduim în anii 1990 nu este cu siguranță unul dintre instrumentele de gestionare a timpului pe care ar trebui să le angajăm.

Multitasking-ul împarte creierul în două. Dacă există o singură sarcină, se folosește întregul creier. Dacă există două sarcini, creierul se împarte în două părți și fiecare jumătate funcționează pe o singură sarcină. Dacă există mai mult de două sarcini simultane, creierul nu poate funcționa. De fapt, ne oferim simptome asemănătoare ADD-ului atunci când facem mai multe sarcini!

Un studiu efectuat la Universitatea din California, Irvine, a constatat că atunci când sarcinile se fragmentează și se schimbă sarcina, este nevoie de până la 25 de minute pentru a reveni la sarcina inițială, dacă se întorc deloc. Participanții la studiu au raportat că acest mod de lucru miroase.

Chiar și mai înspăimântător este faptul că mulți dintre oamenii din studiile la care mă refer au fost „profesioniști multitaskeri” autodidacti. Au simțit că sunt capabili să îndeplinească mai multe sarcini, că pot face o treabă bună și de multe ori s-au bucurat de adrenalina, încercând să facă atât de multe simultan. Nu și-au dat seama cât de slab au avut performanțe până când nu li s-au arătat rezultatele cu o singură sarcină față de rezultatele lor de multitasking.

Linia de fund: credem că suntem buni la jonglerie, dar nu suntem.

Când funcționează efectiv Multi-Tasking?

Cred că oamenii sunt capabili să facă multitasking scăzut-capacități funcționale ale creierului. „Funcție scăzută” înseamnă că gândirea nu este necesară, deoarece există un fel de acțiune rotativă (mișcări automate, care nu se gândesc) care este aplicată.

Exemple:

Pictați-vă unghiile de la picioare în timp ce ascultați jocul cu jocul Dallas Cowboys

Distrugerea ziarelor în timpul reclamelor în timp ce vizionați televizorul

Bârfind la telefon în timp ce amestecați o oală de chili pe aragaz

De asemenea, este ușor să lăsați o sarcină să ruleze în fundal în timp ce vă concentrați asupra unei sarcini în prim plan. Din punct de vedere tehnic, nu este multitasking, deoarece creierul dvs. nu lucrează la două lucruri simultan. Numesc asta fantomă.

Exemple:

Curățarea casei în timp ce există o încărcătură de rufe în spălătorie sau uscător

Goliți vasele din mașina de spălat vase în timp ce făina de ovăz se încălzește în cuptorul cu microunde

Depunerea hârtiei în timp ce computerul dvs. durează pentru totdeauna (bine, cinci minute) pentru a porni

Dar, după cum arată cercetarea, suntem incapabili să facem multitasking atunci când vine vorba înalt-funcționarea operațiilor cerebrale. Nu putem îndeplini două sarcini în mod eficient în același timp sau în timp ce trecem înainte și înapoi. Putem face ambele sarcini la niveluri mediocre, dar nu la cele extrem de bune, deoarece nu ne folosim întregul creier și ne concentrăm pe o singură sarcină la un moment dat. Și acest lucru ne costă timp și ne provoacă stres pe termen lung.

Puteți să efectuați cu succes activități cu funcții cerebrale ridicate?

Nu ar trebui să faceți două lucruri simultan care necesită gândire sau concentrare, sau să vă schimbați înainte și înapoi în mijlocul lucrărilor la două sarcini care necesită creierului dvs. să gândească - oricât de neimportante credeți că ar putea fi gândurile.

Exemple:

Conducere și mesaje text / e-mail

Participarea la un apel important de afaceri în timp ce verificați e-mailul

Verificarea e-mailului între completarea diferitelor componente ale plății facturilor sau crearea de propuneri sau rapoarte

Chiar dacă conduceți de 50 de ani, conducerea nu este o funcție de memorie. Este nevoie de decizii de fracțiune de secundă, mai ales dacă există un idiot care conduce lângă tine. Trimiterea de mesaje text - da, chiar și LOL IMHO - cere creierului tău să citească ceea ce a comunicat cineva cu tine, să se gândească la un răspuns și să-ți transmită degetelor ce să scrii înapoi. Nu le poți face pe amândouă bine în același timp. Întrebați-l pe cineva care a fost implicat într-un accident de mașină cu un șofer care își folosea smartphone-ul.

Verificarea e-mailului - indiferent cât de banal ar putea fi mesajul - este o sarcină cu funcții cerebrale ridicate, deoarece trebuie să citiți, să procesați informațiile și să răspundeți. Un apel important de afaceri necesită gândire și răspunsuri. Procesul de plată a facturilor este o sarcină cu funcții cerebrale ridicate, deoarece trebuie să plătiți entității corecte suma corectă, să vă deconectați și să vă asigurați că plata este livrată la locul corect.

În povestea mea anterioară, am încercat să schimb sarcinile între aceste sarcini cu funcții cerebrale ridicate, motiv pentru care am încheiat o greșeală ... ceea ce m-a costat timp mai târziu.

Cum să câștigi 45 de minute pentru fiecare oră pe care nu o faci multitasking!

Gândiți-vă la acest lucru: dacă ar fi să efectuați mai multe sarcini și / sau să comutați sarcina timp de o oră, conform cercetării, performanța dvs. ar scădea cu 69 până la 77 la sută, ceea ce înseamnă că ați pierde aproximativ 45 de minute din timp. Acolo dispare timpul! Ne lăsăm să facem asta!

Dacă doriți să vă reduceți performanța la locul de muncă cu mai mult de două treimi și să pierdeți timpul în proces, cel mai bun mod de a face acest lucru este să vă permiteți în continuare să efectuați mai multe sarcini și să comutați sarcinile. Dar nu vrei asta, nu-i așa? Sunteți aici pentru a economisi timp și a reduce nivelul de stres. Sarcinile dvs. fantomă pot continua, dar multitasking-ul și comutarea sarcinilor trebuie să se încheie. Acum. Și ești în control total asupra acestui lucru, deoarece este decizia ta.

Iată care sunt strategiile din spatele tacticii.

Construiește-ți conștientizarea.

Când vă aflați în mișcare în multitask sau în modul de comutare a sarcinilor, spuneți-vă să vă opriți. Spune-l cu voce tare dacă ai nevoie. "Stop!" Alegeți o sarcină pe care să vă concentrați pentru următoarele 15 minute.

Ai un plan pentru ziua ta.

Știind exact ce trebuie să realizezi în acea zi te va ajuta să rămâi concentrat și să previi multitasking-ul.

Determinați-vă durata de atenție.

Fie că aveți ADD, ADHD sau Veveriță! (eticheta plină de umor - posibil provenită din filmul din 2009 Up - folosiți de mulți pentru a indica suferința celor care se distrag ușor), cu toții avem o atenție mai scurtă în zilele noastre - mai ales dacă lucrăm la ceva care nu este distractiv.

Începeți să calculați cât timp puteți lucra la o singură sarcină. A avea un număr estimat vă va ajuta să vă stabiliți fluxul de lucru. (Distanța mea de atenție este de doar nouă minute pentru sarcini plictisitoare.)

Descoperă-ți cel mai bun timp creier.

Creierul nostru are tendința de a funcționa la niveluri ridicate în anumite părți ale zilei și niveluri mai scăzute în alte momente. În aceste perioade joase, creierul nostru are tendința de a intra în modul multitasking, deoarece este prea obosit pentru a rămâne concentrat. Evitați să lucrați la cele mai critice sarcini în timpul perioadelor cu creier redus din zi.

Găsiți o zonă de lucru productivă.

Uneori trecem din greșeală la sarcină pentru că ne distragem atenția. (Veveriță!) Când aveți un proiect important la care să lucrați, găsiți un spațiu fără vizual (piese de artă izbitoare, mormane de dezordine, ecranul computerului) sau distrageri auditive (vorbire, muzică, indicator de mesaje pe telefon sau computer).

Ștergeți biroul de toate materialele, cu excepția a ceea ce aveți nevoie.

Este posibil să aveți mai multe proiecte datorate, dar puteți lucra eficient la unul singur la un moment dat. Puneți materialele pentru toate celelalte proiecte și păstrați vizibile pe birou numai materialele care se aplică proiectului unic pe care vă veți concentra în această perioadă de lucru.

Folosiți un cronometru pentru a vă menține focalizat pe laser.

Puteți alege un număr aleatoriu, cum ar fi 8 sau 15 minute. Mai bine, dacă vă cunoașteți atenția, setați temporizatorul la acel număr. Cronometrul este un memento vizual că ar trebui să lucrați la ceva. Este, de asemenea, sigur. Dacă v-ați rătăcit, cronometrul vă va întoarce înapoi atunci când se oprește.

Postează-ți obiectivul în zona de lucru.

În plus față de un temporizator sau în loc de acesta, luați în considerare postarea obiectivului sarcinii, astfel încât de fiecare dată când vă uitați în sus pentru a permite creierului dvs. să rătăcească, obiectivul dvs. afișat vă amintește la ce ar trebui să lucrați.

Fă pauze.

Creierul fiecăruia obosește cu o viteză diferită. Când simțiți că puterea creierului începe să coboare în jos (mai puțină energie, mai greu de concentrat), creierul dvs. va deveni mai susceptibil de a lua decizii nu atât de mari despre timpul dvs. Deci, dă-i creierului tău o pauză o dată la oră sau două. Mergeți la o scurtă plimbare, respirați profund, mergeți să vă distrați. Dar setați temporizatorul pentru momentul în care este timpul să vă întoarceți!

Sărbătoriți timpul concentrat.

Reflectează asupra puterii creierului tău în timp ce te concentrai. Sărbătoriți zâmbind, aruncându-vă mâinile în aer ca și cum nu v-ar păsa sau chiar făcând un dans fericit. Aceasta va crea endorfine. Corpul tânjește endorfine. Când creierul vă asociază concentrarea cu sărbătoarea și endorfine, va pofti mai multă concentrare. Deveniți dependenți să vă concentrați!

URMATORUL PAS

O sarcină la un moment dat, chiar dacă focalizarea este de doar 15 minute. Cincisprezece minute de focalizare cu laser sunt mult mai bune decât o oră de multitasking și comutare de sarcini, timp în care am pierde aproximativ 45 de minute.

Hei! Puteți focaliza cu laser timp de 15 minute, apoi loviți sau faceți mișcare sau puteți face un pui de somn pentru celelalte 45! Este aceeași perioadă de timp, dar puteți face mult mai multe lucruri atunci când luați decizia de a face o singură sarcină.

© 2016 de Helene Segura. Folosit cu permisiunea de
New World Library, Novato, CA. www.newworldlibrary.com

Sursa articolului

The Inefficiency Assassin: Time Management Tactics for Working Smart, not Longer
de Helene Segura.

Faceți clic aici pentru mai multe informații și / sau pentru a comanda această carte.

Despre autor

Helene Segura, MAEd, CPO, a vorbit cu mii de amatori, învățându-i să gestioneze stresul recâștigând controlul muncii haotice și a vieții personale. Ea a instruit sute de clienți pentru a-și îmbunătăți productivitatea și performanța personală, aplicând tehnici de neuroștiință și de modificare a comportamentului pentru a elimina obiceiurile distructive, care pierd timpul. Helene a fost prezentată ca expert organizațional în peste 100 de apariții media. Vizitați site-ul ei la www.HeleneSegura.com