E-mailurile și telefoanele inteligente pot fi stresante. Academicii numesc această conexiune de lucru constantă „Tehnostresa”. În consecință, multe țări europene oferă acum angajaților „Dreptul de a deconecta”.
Modul în care este utilizat e-mailul este complex, nu poate fi pur și simplu etichetat ca „bun” sau „rău”, iar cercetările arată acest lucru personalitate, tipul de muncă pe care îl fac oamenii și obiectivele lor pot influența modul în care reacționează la e-mail.
O bună practică în ceea ce privește utilizarea e-mailurilor nu este doar limitarea cantității de e-mailuri trimise, ci îmbunătățirea calității comunicării.
Iată zece sfaturi pentru a reduce stresul e-mailului la locul de muncă:
1. Obțineți subiectul corect
Utilizați linii de subiect clare și acționabile.
Linia de subiect trebuie să comunice exact despre ce e-mail este vorba în șase până la zece cuvinte, pentru a permite destinatarului să acorde prioritate e-mailului, fără să-l deschidă. Pe dispozitivele mobile, mulți oameni văd doar primele 30 de caractere ale unui subiect. Așa că ține-l scurt. Dar faceți-l suficient de descriptiv pentru a vă face o idee despre ce e-mail este vorba doar de subiectul.
2. Întrebați-vă: e-mailul este mijlocul potrivit?
Sunteți în același birou? Ai putea merge și să vorbești cu persoana respectivă? Ai putea suna? Adesea, aceste alte forme de comunicare pot evita ineficiența înainte și înapoi a e-mailurilor.
Mesagerie instant și platforme de apeluri video, cum ar fi Moale și Skype ar putea fi mai potrivit pentru mesaje interne rapide înainte și înapoi. De asemenea, rețineți că majoritatea sfaturilor de mai jos se aplică tuturor tipurilor de comunicații electronice.
3. Nu trimiteți un e-mail în afara orelor de program
Cercetarile arata faptul că e-mailurile în afara programului de lucru îngreunează recuperarea persoanelor din stresul de muncă.
Încercați și influențați cultura companiei dvs. evitând trimiterea sau răspunsul la e-mailuri în afara programului dvs. normal de lucru.
Conducerea ar trebui să dea dovadă de exemplu și să evite contactarea personalului în afara programului lor normal de lucru. Unele locuri de muncă chiar opriți accesul la e-mail pentru angajați în afara orelor de program. Luați în considerare implementarea acestui lucru păstrând în același timp un sistem de telefonie de rezervă numai pentru contactul de urgență.
Noi cercetări a arătat, de asemenea, că doar așteptarea unui contact de 24 de ore poate afecta negativ sănătatea angajaților.
4. Utilizați opțiunea de livrare cu întârziere
niste oameni le place să-și integreze viața profesională și de familie și să continue să lucreze de multe ori de acasă în timpul liber. Dacă sunteți unul dintre acești oameni sau dacă lucrați în mai multe fusuri orare, luați în considerare utilizarea opțiunii de livrare cu întârziere, astfel încât e-mailurile dvs. să nu se trimită până în următoarea zi lucrătoare și să nu interfereze cu timpul altor persoane în afara locului de muncă.
5. Păstrați-l pozitiv
Gândiți-vă la calitatea comunicării prin e-mail. Nu doar cantitatea. Modificările aduse utilizării e-mailului ar trebui să se concentreze, de asemenea, pe calitatea a ceea ce este trimis și să ia în considerare reacția emoțională a destinatarului.
Cercetările sugerează că conflictele sunt mult mai ușor de escaladat și că mesajele trebuie interpretate greșit atunci când sunt comunicate prin e-mail. Prin urmare, dacă este o veste proastă, gândiți-vă la regula # 2: e-mailul este mijlocul potrivit?
6. Încercați „fără e-mail vineri”
Pentru a schimba cultura companiei și a face oamenii să se gândească la alte metode de comunicare decât e-mailul, încercați un „Fără e-mail vineri” în prima vineri din fiecare lună, sau poate chiar în fiecare săptămână. Aceasta este o inițiativă sugerată de experți din Forumul național pentru sănătate și bunăstare la locul de muncă, și este utilizat de companii pe tot globul. Angajații sunt încurajați să organizeze întâlniri față în față sau să ridice telefonul - sau pur și simplu să primească numeroasele e-mailuri pe care le au deja în căsuța de e-mail în ziua respectivă.
7. Faceți-vă cunoscute preferințele
Cercetarile au demonstrat faptul că nu numai prea mult, ci și prea puțin e-mail poate provoca stres din cauza unei nepotriviri între preferințele de comunicare ale diferitelor persoane. Unora le-ar plăcea să li se trimită prin e-mail și să facă față mult mai bine traficului de e-mail mare decât alte mijloace de comunicare. Pentru acești oameni, reducerea cantității de e-mailuri pe care le primesc poate provoca mai mult stres decât atenuează.
Deci, ia în considerare diferențele individuale ale oamenilor și fă-ți cunoscut. Adăugați preferințele de contact preferate la semnătura dvs. de e-mail, indiferent dacă este vorba de e-mail, mesaje text sau mesaje instantanee sau un apel telefonic.
8. Luați în considerare o „revenire înapoi” a unei sărbători
A avea un restant de e-mailuri care se acumulează în cursul săptămânii pare a fi unul dintre cele mai frecvent menționate surse de tehnostresă pentru muncitori. Gândiți-vă la configurarea unui sistem în care e-mailurile să fie returnate expeditorului atunci când cineva este în vacanță, cu un e-mail alternativ de contact pentru solicitări urgente. Acest lucru vă va permite să reveniți la o căsuță de e-mail gestionabilă.
9. Aveți un telefon de lucru separat
Faceți din acesta singurul dispozitiv mobil pe care puteți accesa e-mailurile de la serviciu, ceea ce vă oferă libertatea de a-l opri după programul de lucru. De asemenea, luați în considerare dezactivarea e-mailului "Apăsați" (aici serverul dvs. de e-mail trimite fiecare e-mail nou pe telefonul dvs. când ajunge la server) și alegeți în schimb un program obișnuit (cum ar fi o dată pe oră) pentru e-mailurile care vor fi livrate pe telefonul dvs. (aceasta crește, de asemenea, durata de viață a bateriei).
10. Evitați timpul de ecran noaptea târziu
Cercetările sugerează faptul că noaptea târzie utilizarea telefonului inteligent ne reduce capacitatea de a dormi și, de asemenea, duce la gânduri constante și stres în legătură cu munca. La rândul său, aceasta reduce calitatea somnului. Faceți patul o zonă fără telefon pentru a vă îmbunătăți igiena somnului.
Despre autor
Ricardo Twumasi, lector în psihologia organizațională, Universitatea din Manchester; Cary Cooper, profesor de 50 de ani de psihologie organizațională și sănătate, Universitatea din Manchesterși Lina Siegl, cercetător doctor, Universitatea din Manchester
Acest articol este republicat de la Conversaţie sub licență Creative Commons. Citeste Articol original.
Cărți asemănătoare:
at InnerSelf Market și Amazon
